Polityka prywatności FlowTraceAI

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest FlowTraceAI z siedzibą w Rzeszowie, Al. Tadeusza Rejtana53A/201, 35-326 Rzeszów

Możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: office@flowtraceai.com.

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem e-mail: office@flowtraceai.com.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z RODO oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego, w tym przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Obowiązek informacyjny realizujemy zgodnie z art. 13 i 14 RODO, a informacje przekazujemy w sposób przejrzysty i zrozumiały.

 

2. Zakres i cele przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w związku z działalnością FlowTraceAI jako technologicznego start-upu dostarczającego rozwiązania do zarządzania obiegiem dokumentów, automatyzacji procesów, integracji systemów oraz obsługi zapytań klientów.

Dane przetwarzamy w szczególności w celu: nawiązywania i utrzymywania kontaktu, przygotowania ofert, zawierania i wykonywania umów, świadczenia usług, obsługi kont użytkowników, wsparcia technicznego, rozliczeń, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz prowadzenia działań marketingowych, jeżeli pozwalają na to przepisy prawa.

Możemy również przetwarzać dane w związku z korzystaniem z naszych narzędzi, formularzy, paneli administracyjnych, systemów CRM, integracji zewnętrznych oraz komunikacji prowadzonej przez e-mail, telefon lub inne kanały elektroniczne. Jeśli pozyskujemy dane bezpośrednio od Ciebie, zakres informacji wymaganych przez art. 13 RODO przekazujemy przed rozpoczęciem przetwarzania.

 

3. Rodzaje danych

W zależności od relacji z FlowTraceAI możemy przetwarzać m.in.: imię i nazwisko, nazwę firmy, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, dane do faktury, dane logowania, identyfikatory użytkownika, treść korespondencji, historię współpracy, dane techniczne dotyczące korzystania z serwisu oraz dane zapisane w formularzach kontaktowych i systemach automatyzacji.

Jeżeli jest to niezbędne do realizacji usługi, możemy przetwarzać także dane przekazane nam w dokumentach, wiadomościach, zgłoszeniach lub plikach przesyłanych przez użytkownika. Zasadą jest minimalizacja danych, czyli przetwarzanie tylko tego, co niezbędne do danego celu.

 

4. Podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy mamy ku temu odpowiednią podstawę prawną.

Najczęściej są to:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania zmierzające do jej zawarcia;

  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego;

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, np. kontakt biznesowy, bezpieczeństwo systemów, dochodzenie roszczeń, analiza nadużyć;

  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, gdy jest wymagana, np. w przypadku niektórych działań marketingowych lub narzędzi analitycznych.

Jeżeli korzystamy z plików cookies lub podobnych technologii w celach analitycznych lub marketingowych, podstawą może być zgoda albo inna podstawa dopuszczona przez prawo właściwe dla danej technologii. Techniczne pliki cookies mogą być stosowane bez zgody, natomiast analityczne i marketingowe co do zasady wymagają odpowiedniego mechanizmu zgody.

 

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności, w tym: dostawcom hostingu, usług IT, systemów CRM, narzędzi do komunikacji e-mail, operatorom płatności, biuru rachunkowemu, kancelariom prawnym, podmiotom świadczącym usługi bezpieczeństwa IT oraz innym partnerom niezbędnym do realizacji umowy.

Dane mogą być też przekazywane podmiotom integrującym nasze usługi z zewnętrznymi systemami, ale wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji określonej funkcji. Wszystkich odbiorców zobowiązujemy do zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków ochrony.

 

6. Przekazywanie poza EOG

Co do zasady nie zakładamy przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli jednak w przyszłości okaże się to konieczne, zapewnimy odpowiedni poziom ochrony danych, w szczególności poprzez zastosowanie mechanizmów zgodnych z RODO, takich jak standardowe klauzule umowne lub inne dopuszczalne prawem zabezpieczenia.

 

7. Okres przechowywania

Przechowujemy dane tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Dane związane z korespondencją biznesową, obsługą zapytań, kontami użytkowników i współpracą przechowujemy przez okres obowiązywania relacji, a następnie przez czas potrzebny do obrony lub dochodzenia roszczeń.

Dane księgowe i rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa, zwykle co najmniej 5 lat dla dokumentów księgowych. Dane związane z dokumentacją pracowniczą lub kadrową, jeżeli występują, przechowujemy zgodnie z właściwymi przepisami szczególnymi. Po upływie właściwego okresu dane usuwamy lub anonimizujemy.

 

8. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem. Realizacja praw odbywa się poprzez kontakt z administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych.

 

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, autoryzację użytkowników, szyfrowanie, regularne kopie zapasowe, monitorowanie bezpieczeństwa, procedury uprawnień oraz szkolenia osób mających dostęp do danych.

Dbamy o to, aby dane były chronione przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub uszkodzeniem. W razie naruszenia ochrony danych podejmujemy działania naprawcze oraz, gdy wymagają tego przepisy, dokonujemy odpowiednich zgłoszeń.

 

10. Systemy i automatyzacja

FlowTraceAI wykorzystuje systemy informatyczne, w tym CRM, automatyzacje, integracje API oraz narzędzia do obsługi procesu obiegu dokumentów.

W zależności od konfiguracji usług systemy te mogą przetwarzać dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, metadane dokumentów, historię operacji oraz informacje niezbędne do realizacji procesów biznesowych.

Dostawcy tych systemów mogą działać jako podmioty przetwarzające na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, a dane przekazywane do tych narzędzi ograniczamy do zakresu niezbędnego dla działania usługi.

 

11. Pliki cookies

Nasza strona internetowa korzysta z plików cookies i podobnych technologii.

Cookies techniczne są niezbędne do prawidłowego działania serwisu, a cookies analityczne pomagają nam lepiej zrozumieć sposób korzystania ze strony i ulepszać nasze usługi.

Przy pierwszej wizycie możesz wyrazić zgodę na cookies analityczne lub marketingowe albo odmówić ich użycia. Możesz też w każdej chwili zmienić ustawienia swojej przeglądarki i usunąć cookies. Informację o cookies przedstawiamy w sposób jasny, a zakres ich stosowania dostosowujemy do wymogów prawa właściwego dla komunikacji elektronicznej i RODO.

 

12. Monitoring wizyjny

W przypadku stosowania monitoringu wizyjnego na terenie siedziby FlowTraceAI podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia oraz ochronie przed nadużyciami. W przypadku monitoringu osób innych niż pracownicy taka podstawa jest typowo stosowana przez podmioty prywatne.

Obszar monitorowany jest oznaczony w sposób widoczny. Nagrania przechowujemy przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne, zwykle do 30 dni, chyba że dłuższy okres wynika z przepisów prawa albo jest potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Osobom objętym monitoringiem przysługuje prawo sprzeciwu, ograniczenia przetwarzania oraz skarga do Prezesa UODO.

 

13. Postanowienia końcowe

Niniejsza polityka prywatności może być aktualizowana w razie zmiany przepisów, technologii, zakresu usług lub sposobu przetwarzania danych.

Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na stronie internetowej FlowTraceAI.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz kontaktować się z nami pod adresem office@flowtraceai.com.